关于印发《台州学院会议管理办法》的通知

台州学院办公室文件

 

 

台学院办发〔2019〕2号

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关于印发《台州学院会议管理办法》的通知

 

各二级学院、各部门：

《台州学院会议管理办法》已经校务会议研究同意，现印发给你们，请遵照执行。

 

                            台州学院办公室

                            2019年1月11日

 

 

 

台州学院会议管理办法

 

第一章  总则

第一条  为深入贯彻落实中央八项规定精神和《党政机关厉行节约反对浪费条例》，进一步加强和规范会议管理，根据《浙江省省直机关会议活动管理规定（试行）》《关于进一步完善省财政科研项目资金管理等政策的实施意见》《台州市市级机关会议费管理规定》等有关文件要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校和各二级学院、各部门以及校内其它机构举办（含主办、承办）的各类会议，不包括校内一般性工作会议。

第三条  根据会议的内容和性质，会议主要包括以下类别：

1.教学类：主要指教学活动、教务管理、教学研讨等与教学相关的各类会议。

2.科研类：主要指科研活动、学术交流、社会服务等与科研相关的各类会议。

3.外事类：主要指国际交流、国际会议、外宾来访等涉及外事活动的各类会议。

4.管理类：主要指除上述会议活动之外的全校性党务和行政会议。

第四条  举办会议应坚持务实、精简、高效、节俭的原则，严格控制数量、规模、时间、经费，完善对会议规范管理的长效机制。

第二章  规范审批程序

第五条  重视计划管理。每年报送下一年度预算时，各二级学院、各部门以及校内其它机构应制定下一年度会议计划及预算，并按照类别填报年度会议计划报送表，报党委办公室（院长办公室）汇总备案，由党委办公室（院长办公室）会同相应职能部门审核后，确定年度会议初步计划和分类预算。

第六条  加强会议审批。会议举办单位应在会议举办之日10天前，完成会议的审批程序。凡未经审批同意的会议，一律不准举办。

第七条  履行审批程序时，会议举办单位应以书面形式填写审批表并附会议相关通知，审批表内容包括：名称、类别、时间、地点、议程，参会代表数、工作人员数，经费来源，拟参会的各级领导等。

第八条  会议实行分类管理和审批、集中备案。

会议举办单位根据年度会议计划，按照类别提出申请，直接报送党委办公室（院长办公室）审核、备案。党委办公室（院长办公室）按照职责分工，统一办理分类审批手续，教学类会议由教务处负责审批，科研类会议由科研处负责审批，外事类会议由国际交流与合作处（港澳台办公室）负责审批，管理类会议由党委办公室（院长办公室）负责审批，并经学校业务分管领导审批同意后方可实施。以学校名义举办的重要会议，除履行上述审批程序外，须报党委会、校务会议或党政主要领导批准。

第九条  属于《台州学院形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座管理办法》（台学院宣发〔2012〕4号）中规定必须向宣传部等部门报批的会议，应遵照执行。

须经上级单位或组织审批的会议，应按相应规定履行报批程序。

第三章  加强会议管理

第十条  会议坚持“谁申请、谁负责”的原则，由申请单位举办，负责做好各项筹备工作和会务工作。举办单位应精心组织、周密安排、严格把关，做到程序紧凑、主题鲜明、效果明显。

第十一条  切实减少会议数量，可开可不开的坚决不开，能合并的尽量合并，提倡开短会、讲短话。进一步改进会议形式，充分运用视频会议等现代信息技术手段，降低会议成本，提高工作效率。严格控制会期和规模，举办单位应根据会议性质、主要内容，从严确定人数和天数，工作人员数量原则上控制在总人数的15%以内。

第十二条  严肃会议纪律。严格执行签到、请假制度，与会人员应按要求自觉参加各类会议，确需请假的，须事先征得举办单位或主持人同意，并办理相应手续。会议期间，应自觉遵守会场纪律，维护会场秩序，不得处理与会议无关的事务。

第十三条  涉及保密要求的会议，与会人员应严格遵守保密工作有关规定。除按规定履行职能和授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。

第十四条  坚持节俭办会，会议一般应安排在学校内部会议室、礼堂等。确因工作需要必须在校外举办的，原则上应安排在政府采购的定点场所。严禁到私人会所、风景名胜区召开会议。

会议现场布置应简洁大方、讲求实用，一般不摆花草、不制作背景板，不提供水果和茶歇。期间，用餐尽量安排自助餐或工作餐，一律不上高档菜肴、不上烟酒。住宿用房以标准间为主，当地与会代表和工作人员不安排住宿。

第十五条  严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其它费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品等。 

第十六条  除涉及国家秘密事项外，会议费实行举办单位内部公示制度，公示内容包括会议名称、主要内容、参会人数、支出情况等。

第四章  严格经费管理

第十七条  学校设立专项会议费，由党委办公室（院长办公室）、计划财务处统一管理，相应部门负责审核、审批，主要用于学校和各二级学院、各部门以及校内其它机构举办的各类会议。会议举办单位可申请专项会议费，也可利用自身经费或多种经费渠道举办会议。所有会议费支出必须统一计划、统一审批、统一管理，总额度严格控制在上级财政部门下达给学校的会议费预算内。利用自身经费或多种经费渠道举办会议的，可申请学校会议费资助，实行专款专用，额度视会议具体情况确定。

第十八条  加强会议费的预算管理和控制。使用财政专项经费、科研项目经费和其它实行预算控制的经费举办会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。未经批准和未列入预算以及超范围、超标准举办的会议，费用一律不予报销。

第十九条  会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具费、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

交通费是指用于会议代表接送等会务需要的租车费用支出。文件印刷费是指与会议直接相关的讨论、交流、传达等会议文件材料印刷所发生的费用。

第二十条  会议费开支实行综合定额控制，分项核定、总额控制，各项费用之间可按规定调剂使用。综合定额标准如下:

单位:元/人·天

1.会议分类标准。由市委、市政府召开，各县（市、区）党政主要负责人参加的工作会议属一类会议。以市委、市政府名义召开，由市级部门主办，县（市、区）党政分管负责人等参加的工作会议属二类会议。市级各部门自行召开的，县（市、区）对口部门或市级业务归口管理部门中的有关人员参加的工作会议属三类会议。我校举办的会议一般情况下属三类会议。

2.其它费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。

3.综合定额标准是会议费开支的上限，会议举办单位应在综合定额标准以内据实结算，超支部分不予报销。住宿费、伙食费实际发生数不得超过按照单项定额计算的经费预算总数；伙食费中餐、晚餐单餐不得超过75元/人。如因特殊情况，实际支出超出预算的，须提出书面申请报审批单位、学校分管业务和财务领导同意后方可报销。

4.不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

5.因科研需要举办的会议（如学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等），会议天数可控制在三天以内（不含往返）。

第二十一条  下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的科目中据实列支：

1.会议代表参加会议发生的城市间的旅费，原则上按差旅费管理规定回所在单位报销。因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费,可由主办单位对照学校相应标准在会议费、差旅费和外籍专家费等费用中报销。

2.会议举办单位根据工作需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费、劳务费等，按学校有关规定执行。

3.专项业务考察费、文集出版费等按照有关规定在相关科目中列支。安排专项业务考察在编报会议计划和会议预算时必须单列，对考察的必要性、行程安排、费用支出等作专项说明。

第二十二条  对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用。对于使用多种经费渠道举办的会议，按照成本补偿的原则或国际会议惯例，可适当向参会人员收取会议费，其标准应在会议费预算表中列明，收取的费用应全部纳入学校财务统一管理。会议报销应优先使用收取的会议费。报销后如有结余，转入各单位公用经费用于补充教学、科研支出。

第二十三条  会议费报销实行“一会一清”，会议举办单位在会议结束后应及时办理报销手续，要求一次性报销完毕。报销时应提供： 

1.会议通知；

2.会议预算表和会议决算表； 

3.实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）； 

4.会议服务单位提供的发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；

第二十四条  大规模会议确因工作需要，可委托具有相应资质的会议公司代办会议。委托单位应与会议公司签订合同，据实结算。收取的会议费应遵循“收支两条线”原则，全部上交学校财务统一管理，不得“坐支”。报销时除了第二十三条规定的资料外，还应提供合同（协议）、会议收支结算表、实际住宿清单等资料作为报销凭据，在规定标准内报销。 

第二十五条  会议费的支付应严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第五章  落实工作责任

第二十六条  会议举办单位是会议管理的直接负责人，应主动了解并遵守会议管理的有关规定，对本单位所举办会议涉及的政治、经济、法律等事项承担直接责任。

各单位应建立健全本单位的会议审批制度、会议费使用内控制度和会议公示制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率，并自觉接受各级纪检、审计部门的监督检查。

第二十七条  党委办公室（院长办公室）、教务处、科研处、国际交流与合作处、宣传部等有关部门，根据职责分工，负责会议的计划、管理、审批等工作。计划财务处负责会议的预算管理、会计核算、报销审核和有关数据的汇总上报等工作。纪委办公室（监察处）、审计处负责对会议管理和会议费使用情况进行监督检查，并依法依规进行处理。各有关部门应加强沟通协调，不断完善会议管理制度，重视政策的宣传教育，确保会议管理规范、有序、便利。

第二十八条  定期开展会议管理和会议费使用情况专项检查，主要内容包括：

1.会议审批制度是否健全，会议是否按规定履行审批手续；

2.会议费开支范围和标准是否符合规定；

3.会议费报销手续是否符合规定；

4.会议费管理和使用的其它情况。

第二十九条  对于违反会议管理办法的单位和个人，由纪委办公室（监察处）根据有关规定作出处理。

第六章  附则

第三十条  依据党章、法律法规和其它有关规定定期举行的会议，按照有关规定执行。

第三十一条  本办法如与上级有关规定不相符的，以上级规定为准。校内已有相关规定如与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十二条  本办法由党委办公室（院长办公室）、计划财务处负责解释。

第三十三条  本办法自发布之日起执行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

　台州学院办公室                          2019年1月15日印发